Die Kostenstellenrechnung als Grundlage des Controlling – im Sauseschritt zu bedarfsgerechten Zahlen.
Viele mittelständische Firmen entwickeln im Laufe der Zeit eigenständig Methoden, die Kosten zu erfassen und Kostenstellen zuzuordnen. Oft passiert dies über das Finanzbuchhaltungssystem, das meist eine einfache Kostenstellenrechnungsfunktion aufweist.
Hier stößt man regelmäßig an die Systemgrenzen, vor allem dann, wenn es um Weiterbelastung, verschiedene Methoden der interne Verrechnung oder der Darstellung von Mengen wie Produktionsstunden oder Personalzeiten geht. Diese Mengen können in den Finanzbuchhaltungssystemen meist nicht als Menge erfasst werden. Deshalb ist es systemseitig nicht möglich, in der Finanzbuchhaltung eine vollwertige Kostenstellenrechnung durchzuführen. Die Möglichkeiten des effektiven Controlling sind somit begrenzt.
Zum besseren Verständnis des aktuellen Kundenumfeldes und unserer Systemmöglichkeiten bieten wir den Interessenten – nachdem wir uns telefonisch oder über Webinare natürlich zum Thema Kostenrechnung schon detailliert ausgetauscht haben – einen zweitägigen Workshop zur Kostenstellenrechnung an. Hier generieren wir zusammen mit dem Kunden, basierend auf seinen Anforderungen und seinen aktuellen Daten aus der Finanzbuchhaltung, die Basis für die gewünschte Funktionalität. Die oben angezeigten Mengen- und Leistungsdaten können manuell oder automatisch aus anderen Systemen wie Personalzeit- oder Maschinendatenerfassung über Exceldateien einfach importiert werden.
Zum Ende des Workshops übernimmt der Kunde seinen Mandanten und kann in der Regel für sechs Wochen unsere Software kostenlos testen. Auch hier unterstützen wir ihn während der Testphase noch im Rahmen unserer „After Workshop Services“. Danach trifft der Interessent die Kaufentscheidung.
Der nächste Schritt im Controlling ist üblicherweise die Einführung der Kostenträgerrechnung. Hier geht es um die Themen der detaillierten Ergebnisrechnung für Kunden, Verkaufsgebiete, Produkte, Sparten, Erzeugnisgruppen und ähnlichem. Außerdem geht es um generelle Vor-, Nach- und Angebotskalkulationen, aber auch um eine detaillierte monatliche Planungsrechnung mit möglichen Varianten.
In den Fällen, in denen der Overhead-Bereich im Verhältnis zu den Gesamtkosten relativ umfangreich ist oder die Produkt- und Variantenvielfalt eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung erforderlich macht, kommt es auch zum Thema Prozesskostenrechnung. Mit Hilfe dieser kann man – bei oft wiederkehrenden gleichen Arbeitsschritten – Fixkosten variabler gestalten und damit direkter dem Produkt beziehungsweise dem Kunden zuordnen und damit abrechnen. Die verbreitete Meinung, dass die Prozesskostenrechnung nicht praxistauglich oder aufwendig sei, haben wir bei unseren Kunden längst zerstreut. „Aus der Praxis für die Praxis“ liefert im Controlling regelmäßig einfache und praktikable Ansätze, wie in dem folgenden Beispiel.
Kostenstellenrechung auf Basis der DATEV-Finanzbuchhaltung für einen Labordienstleister: Appetit kommt beim Essen!
Auch ein chemischer Laborbetrieb wächst und wächst und hat plötzlich über einhundert Mitarbeiter. Eine große Anzahl von kapitalintensiven Geräten, viele existierende Kostenstellen und eine breit gefächerte Kundschaft sorgen für eine herausfordernde Ausgangslage. Die Firma wächst weiter und will sich mit Bedacht und Vorausschau auf die zukünftige Entwicklung einstellen.
Konnte man bisher noch mit DATEV und der vorhandenen Kostenrechnungsversion effizient arbeiten, hat nun die Komplexität der betrieblichen Anforderungen das Controlling vor neue Aufgaben gestellt. Der Interessent war auf der Suche nach einem Anbieter, der eine Kostenrechnung unabhängig von der Finanzbuchhaltungsplattform betreiben und die Zukunft des Controlling im Betrieb inspiriert und kompetent begleiten kann.
So kam es nach anfänglichen Telefonaten und Web Meetings, in denen die Anforderungen des Interessenten definiert wurden, zu einem zweitägigen Kostenstellenrechnungs-Workshop. Dieser wurde gezielt vorbereitet, besonders im Hinblick auf diverse Anforderungen an die Struktur von Daten und Kostenrechnungsstammdaten aus der aktuellen Finanzbuchhaltung und dem Organisationsaufbau. Der Workshop wurde mit Personen aus der Buchhaltung, dem Controlling und der IT durchgeführt. Nach dem Workshop und der folgenden Wahrnehmung unseres Supoorts entschied sich der Kunde, unser System mit mehreren Arbeitsplätzen zu kaufen und anfangs die Kostenstellenrechnung einzuführen. Als nächsten Schritt plant der Kunde, die Kostenträger- und Ergebnisrechnung einzuführen. Über die Vorteilhaftigkeit der Prozesskostenrechnung wird dabei sicherlich auch nachgedacht werden.